Exista doua moduri de creatie a continutului: nestructurat si structurat. Creatia nestructurata se refera la scrierea continutului folosind o aplicatie traditionala de procesare de texte. Autorul compune textul si aplica formatarile. Pentru a refolosi aceasta informatie in alt document, autorul trebuie sa copieze informatia si sa o introduca in noul document.

Instrumentele de creatie structurata sunt bazate pe Extensible Markup Language (XML) si au o abordare diferita. In locul folosirii formatarii diferentiate de la un articol la al altul (cum este cazul unui titlu care trebuie sa fie mai mare decat subtitlul), autorul va diferentia aspectele prin identificarea scopului fiecarui continut. De exemplu, autorul va marca titlul cu parametrul <title> si nu ca avand 24pt. Arial Bold.

Organizatiile adopta instrumentele de creatie structurata XML deoarece creatia structurata permite descatusarea procesului de creatie de continut si publicare pentru a imbunatati calitatea acestuia si reducand costurile si timpul de iesire pe piata.

Exista multe instrumente de creatie. Cea mai buna alegere depinde de mai multi factori, dar in primul rand de sarcinile de servici si de gradul de complexitate al procesului de publicare:

Autorii profesonisti

La multi autori profesionistii, angajatii folosesc in mod curent instrumente de creatie in functie de sarcinile lor de servici - de obicei unul specializat pentru ceva anume de la producatorii de acest gen de programe. De exemplu, un copyeditor va folosi QuarkCopyDesk, un designer va folosi QUarkXPress si copywriter va folosi Quark Web Hub. Scriitorii externi vor folosi cel mai probabil Microsoft Word.

Publicistii coporatisti

In organizatiile mari (in care publicarea nu este afacerea de baza), angajatii specializati pe alte domenii tind sa foloseasca Microsoft Word si oamenii care fac tehnoredactare tind sa foloseasca QuarkXPress ca programe de creatie de texte. Departamentele foarte mari de marketing sau departamentele de comunicare pot avea specializari variate in cadrul sarcinilor de servici, astfel ca se pot apropia de necesitatile unei structuri profesionale de publicare.

Publicistii dinamici

Organizatiile de toate felurile migreaza de la publicatiile muncite manual intens bazate pe continut nestructurat la publicatiile dinamice, automatizate care permit reutilizarea contnutului structurat. Aceste organizatii trebuie sa separe creatia continutului de prezentarea acestuia, astfel incat sa poata combina componente ale informatiilor in diferite forme si sa le publice automat catre diferite formate de media. In functie de complexitatea informatiilor si de procesul de publicare, instrumentul primar de creatie este Microsoft Word sau Quark XML Author pentru Microsoft Word.