Pentru ca o creatie nestructurata - baza procesarii de texte si a progrmelor de tehnoredactare desktop - nu mai pot satisface cerintele de punlicare dintr-o organizatie care are nevoie sa produca mai multa informatie, cu o calitate mai mare si la un cost mai mic pentru mai multe canale de difuzare.

Problema programelor de publicare traditionale este aceea ca autorii nu numai ca produc informatie dar si modeleaza aspectul acesteia si controleaza forma fiecarei pagini - un proces de munca intensa care trebuie repetat pentru fiecare tip de media: tipar, web si digital. In plis, reutilizarea informatiei inseamna copierea si includerea in noul document, fapt care creaza copii redundante care trebuie revizuite, traduse sau actualizate separat, pentru toata perioada existentei informatiei. Aceste ineficiente conduc la probleme de acuratete, comoditate si aspect al informatiei pentru ca prea multa munca manuala lasa loc de aparitie a greselilor.

Pentru a depasi aceste ineficiente ale creatiei nestructurate, creatia structurata ofera capabilitati cruciale:

Separarea continutului de formatare:

In loc sa diferentieze elementele documentului folosind formatarea (exemplu: titlul mai mare decat subtitlul), autorii de informatie vor diferentia componentele in functie de destinatia acestora. De exemplu, autorul va marca titlul ca <title> si nu ca 24pt. Arial Bold.

Publicare automatizata:

Pentru documentele XML nu contin informatii de formatare, un sistem de publicare separat va aplica formatarea printr-un proce automatizat. De exemplu, sistem poate forma <title> ca fiind 24 pt. Arial Bold pentru tipar si 12 pt. Verdana pentru telefoane mobile. Acest lucru elibereaza creatorii de continut de formatare si design, o sarcina care presupune o munca intensa care ocupa intre o treime si o jumatate din timpul acestora.

Publicare cross-media:

Puteti publica automat informatiile catre mai multe tiprui de media, incluzand tipar, web si media digitala. Acest lucru elimina necesitatea existentei unui grup separat care sa construiasca manual mesajele pentru fiecare tip de media in parte - un proces costisitor, mare consumator de timp si care lasa posibilitati de greseli numeroase.

Componente reutilizabile:

XML permite scriitorilor de continut sa-si desfaca documentele in componente reutilizabile. In locul copierii si inserarii de continut, un autor poate refolosi o componenta prin simpla referire la aceasta. Daca se schimba componenta originala, orice document care foloseste aceasta componenta va fi actualizat automat cu ultima versiune de informatie a componentei. Acest lucru sporeste acuratetea si consistenta informatiei.

Personalizarea:

Pentru ca XML permite documentelor sa fie separate in componente, puteti configura asamblarea automata a anumitor componente pentru a produce publicare personalizata bazata pe nevoile specifice fiecarei audiente, crescan astfel gradul de satisfactie a clientului.